Algumas pessoas têm me questionado se é realmente importante ter um software específico para garantia da qualidade. Será que é? Vejamos …

 
Lembro-me que certa vez uma pessoa me disse: - A empresa XYZ queria me cobrar uma fortuna por um software. Só que eu criei um sistema para controle usando apenas planilha eletrônica e “de graça”.
 
O que as pessoas precisam entender é que, não apenas se tratando de garantia da qualidade, mas em quaisquer processos, o software não é totalmente indispensável.
 
Entenda que, o que é realmente importante é o sistema (o processo) em si. Se você elaborou um sistema lógico e eficaz para garantir a qualidade, tal sistema pode ser implementado até mesmo em formulários em papel preenchidos manualmente.
 
Exagero meu? Não.
 
O importante em um sistema de garantia da qualidade é que você possa garantir que a origem das informações é fidedigna, que a informação não será alterada inadvertidamente, que quaisquer alterações na mesma só poderão ser feitas mediante autorização de quem a forneceu, que ela estará sempre disponível no momento certo, para a pessoa certa e que o tempo para o acesso à mesma não será maior que o aceitável.
 
Se você garante que seu formulário em papel só será acessado por pessoas que tenham permissão para isso, que ninguém poderá alterar as informações contidas nele sem a devida autorização, que o que está escrito nele durará o tempo suficiente enquanto as informações contidas no mesmo se fizerem necessárias, que ele estará disponível apenas para pessoa certa no momento certo e que o tempo de acesso ao mesmo não será maior que o aceitável… tudo bem… seu sistema de garantia da qualidade está aprovado.
 
Só me pergunto apenas se você conseguiria seguir estas premissas utilizando formulários em papel.
 
A questão do tempo de acesso à informação não ser maior que o aceitável não está ligada diretamente à questão da garantia da qualidade, mas a questão da eficácia do sistema.
 
Em uma determinada auditoria, o sistema da qualidade do cliente era feito em formulários em papel. Até aí tudo bem. O acesso às informações era restrito, etc, etc, tudo ok. O único problema era que levava, em média, 7 minutos para que determinada informação estivesse disponível. Se o sistema de garantia da qualidade dele estive baseado em um software, certamente tais informações estariam disponíveis em, no máximo, 7 segundos. Era o típico exemplo de um sistema de garantia da qualidade eficiente, porém não eficaz.
 
Agora, sou eu quem lhe pergunta: É realmente importante ter um software específico para a garantia da qualidade?
 
Vou ajudá-lo na resposta: Depende do quão complexo é o seu sistema da qualidade.
 
Independente de como você vai implementar seu sistema de garantia da qualidade (usando um software específico ou não) o seu sistema deverá atender, no mínimo, as seguintes condições:
 
- Confiabilidade das informações:
      As informações foram obtidas:
      - por pessoas habilitadas e capacitadas
      - na data informada
      - na quantidade correta
      - no momento adequado
 
- Integridade das informações:
      - O sistema deve garantir que apenas a pessoa que obteve a informação (ou pessoas autorizadas por esta) possa alterar as informações por ela fornecida
      - O sistema deve manter um histórico das alterações realizadas para futuras consultas ou referências
      - Quando houver uma alteração, o sistema deve garantir que sejam registradas explicações sobre o motivo da alteração.
 
- Confidencialidade das informações:
      - O sistema deve garantir que apenas pessoas devidamente autorizadas tenha acesso as informações, ou
      - O sistema deve possuir um controle de nível de acesso para distribuir adequadamente as informações, permitindo que cada usuário tenha acesso apenas à informação pertinente a ele.
 
Normalmente, o que encontro nas auditorias são pessoas que implementam um sistema de controle da qualidade e acham que possuem um sistema de garantia da qualidade. Sistema de controle da qualidade e sistema de garantia da qualidade são coisas distintas.
 
Neste momento, pense no sistema de garantia da qualidade implementado em sua empresa. Pensou? Ele atende as condições citadas acima? Caso não atenda, você não tem um sistema de garantia da qualidade, talvez tenha, no máximo, um sistema de controle da qualidade.
 
Sei que muitas pessoas ficam chateadas quando digo que planilhas eletrônicas não são boas ferramentas para se implementar um sistema de garantida da qualidade. Isso ocorre porque às vezes a pessoa passa horas (quando não dias) aprendendo o utilizar uma planilha para depois implantar alguma ferramenta de garantida da qualidade, como por exemplo, gráficos de controle, histogramas, controle de vencimentos e afins.
 
Isso quer dizer que é impossível utilizar planilhas eletrônicas para desenvolver um sistema de garantia da qualidade? A reposta é NÃO. É possível sim criar um sistema de garantia da qualidade utilizando planilha eletrônica. A questão é que para isso, será necessário um conhecimento de linguagens de programação específica da planilha em uso ou então lançar mão de sistemas de terceiros que são executados sob a planilha ou ainda combinar o uso da planilha com algum outro programa. Se planilhas eletrônicas fossem eficientes para implementar um sistema de garantia da qualidade eficiente, os desenvolvedores de software as utilizariam para esse propósito com certeza devido à versatilidade das mesmas.
 
Porém, as planilhas eletrônicas são imbatíveis para a implementação de sistemas de controle da qualidade. São versáteis e geram gráficos com facilidade, podemos manipular os dados de modo extenso e complexo, porém de forma simples e descomplicada. Eu costumo dizer que o que podemos fazer com os dados que estão em uma planilha eletrônica depende apenas de nossa imaginação.
 
Depois de tudo o que foi exposto, se você insiste em utilizar uma planilha eletrônica para criar um sistema de garantia da qualidade, a última coisa que posso lhe dizer é… BOA SORTE.