Há um ditado que diz: “Se você só sabe utilizar um martelo, todos os seus problemas se parecerão com um prego.”. Algumas pessoas acreditam que podem realizar todos os trabalhos de banco de dados com o Excel. Mas isso não é bem assim. Fazendo analogia ao ditado: “Se você só sabe utilizar o Excel, todos os seus problemas se parecerão com uma planilha.”

Não podemos negar que para tratar os dados através de análises estatísticas, o Excel é quase imbátivel. Entretanto para capturar dados ele não é a melhor das ferramentas. Você deve estar se perguntado: Como assim? Então vamos exemplicar.

Vamos supor que você deseje utilizar o Excel para fazer um gráfico de controle.
Se você já possui os dados e quer apenas plotar o gráfico, legal, o Excel tá aí para isso mesmo.

Agora suponhamos que você deseje analisar não apenas o gráfico, mas também o processo que gerou esses dados. Bom, aí o Excel já vai deixar a desejar.

Se você observou que alguns dos pontos do gráfico de controle estão fora do limite superior e supondo que os registros sejam feitos por vários usuários da planilha, quando você for verificar quais técnicos registraram aqueles pontos, aí o bicho vai pegar.

Para começar, o Excel não pemite que cada usuário tenha uma senha, assim, para saber quem registrou determinado ponto no gráfico você terá que incluir na planilha uma coluna onde o usuário deverá digitar sua identificação (matrícula, nome de guerra, chave ou outra identificação adequada.)

Neste caso, o usuário terá a sua identificação repetida tantas vezes quantos forem os resultados registrados por ele. Este fato gera um problema que em banco de dados chamamos de “redundância de dados”. Dados redundantes devem ser evitados porque além de consumirem mais espaços no disco rígido para a guarda dos mesmos, podem gerar re-trabalho no futuro. Suponhamos que todos os usuários tenham usado suas matrículas para identificar seus registros e agora você deseja trocar o a matrícula pelo nome de guerra do usuário. Neste caso você terá o trabalho de alterar uma por uma todos as matrículas pelos nomes dos usuários. Este “trabalho extra” não ocorreria se o Excel pudesse evitar a redundância de dados. Mas ele não pode. Apenas banco de dados tem recursos para evitar a redundância de dados.
A redundância de dados é um problema muito sério quando a sua ocorrência altera a interpretação dos dados. Por exemplo, se determinado dado, obtido em determinada data por um deterinado usuário, para um determinado produto for repetido, a interpretação de um gráfico pode ser equivocada devido a repetição do dado. Para resolver este problema, só através de programação em linguagem VBA (mas aí já é outro assunto).

Outra situação é quanto a confiabilidade da autoria dos registros. Se o excel não permite que cada usuário tenha sua própria senha para entrar com seus registros, como podemos confiar que qualquer usuário não tenha alterado algum registro (intencionalmente ou não) previamente cadastrado? No Excel não existem recursos próprios para que determinado usuário só possa alterar os registros que ele próprio digitou. Sendo assim, qualquer usuário pode alterar os resultados de qualquer um. Ou seja, se você digitou algum dado hoje, como você garantirá, daqui a seis meses, que os dados que você digitou não foram alterados? (Só se você tiver uma super memória).

Existem outras situações que fazem com que o Excel não seja a melhor ferramenta para se resolver um problema. Deixarei que você, que é uma pessoa observadora e criativa, identifique essas situações.

Lembre-se que o Excel é péssimo para gerar relatórios elegantes. Se você utilizá-lo para isso terá dores de cabeça. No mínimo terá que usar outra ferramenta para gerar relatórios eficientemente.

Aprenda a utilizar outras ferramentas além do “martelo” Isso aumentará sua produtividade.